Proteger sua empresa contra pagamentos atrasados e inadimplências dos clientes é essencial. Para isso, você deve garantir que possui uma política eficaz de gestão de crédito. Mas o que é gestão de crédito e quais são seus benefícios? Neste artigo, guiamos você passo a passo pela gestão de crédito, desde a estratégia até a execução.

Gestão de crédito refere-se ao processo de conceder crédito aos seus clientes, definição das condições de pagamento e condições para permitir que eles paguem suas contas em dia e integralmente, recuperando os pagamentos e garantindo que clientes (e funcionários) cumpram a política de crédito da sua empresa.

Estimamos que uma em cada cinco falências empresariais entre pequenas e médias empresas ocorre porque os clientes inadimplentemente recebem suas faturas. E esse é o efeito cascata: pagamentos atrasados pelos seus clientes podem ter implicações na sua própria capacidade de crédito. Por isso, o gerenciamento de crédito e dívidas é essencial para administrar seu negócio com sucesso.

Então, ao se perguntar 'o que é gestão de crédito?', pense nisso como o plano de ação da sua empresa para evitar pagamentos atrasados ou inadimplências por parte dos clientes.

Uma gestão eficaz de crédito utiliza um processo contínuo e proativo de identificação de riscos, avaliação do potencial de perda e proteção estratégica contra os riscos inerentes à concessão de crédito.

Um dos principais benefícios da gestão de crédito é a capacidade de enxergar claramente as finanças da sua empresa, evitando assim riscos de crédito desnecessários e possibilitando que você aproveite oportunidades.

Mas não é só isso. Os benefícios da gestão de crédito também incluem:

• Proteção do fluxo de caixa: garantir que seus fluxos de caixa sejam sempre maiores do que os que sairam, para que você possa pagar suas contas e funcionários em dia.
• Reduzir o número de pagamentos atrasados detectando-os mais cedo e prevenir dívidas incobráveis, diminuindo assim a possibilidade de um calote impactar negativamente seu negócio.
• Líquidez empresarial crescente
• Executar uma recuperação de dívidas mais rápida e completa.
• Dias de Vendas Pendentes (DSO)
• Identificar oportunidades e liberar o capital de giro da sua empresa para investimentos empresariais críticos que possam apoiar o crescimento estratégico.
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• Ajudar você a planejar e analisar o desempenho, o que permite preparar orçamentos financeiros para os próximos anos.
• Tranquilizar potenciais credores que podem financiar seus planos de expansão do negócio.

Primeiro, observe de perto os serviços e práticas de gestão de crédito atualmente empregados pela sua empresa:

• Quem é responsável pela gestão do crédito: Um time? Um indivíduo? Ou executivos ocupados que talvez não tenham tempo para tomar decisões de crédito precisas?
• Quais são as regras relacionadas aos termos de pagamento ou ao seu processo de pagamento atrasado?

Se você ainda não tem um processo de gerenciamento de crédito e dívidas, aqui estão alguns elementos com os quais você pode começar:

• Calcule sua média de Dias de Vendas Pendentes ou DSO (a média de dias que você leva para receber o pagamento dos clientes) e compare com a do seu setor.
• Verifique se, em média, você está pagando aos fornecedores antes de receber os pagamentos. Se sim, talvez seja necessário ajustar seu ciclo de cobrança e os termos de pagamento.
• Mantenha uma diversificação saudável no seu portfólio de clientes para não depender de um grande cliente.

Toda a empresa deve se familiarizar com as melhores práticas de gestão de risco de crédito, que incluem otimizar a gestão de contratos e cobranças de contas a receber, identificar e analisar o risco de novos clientes inadimplentes e criar um plano proativo de mitigação de riscos de crédito. Você deve definir as ações que precisa na gestão de contas de crédito de outros departamentos e tornar as pessoas responsáveis.

Por fim, seu processo de gestão de crédito deve buscar um equilíbrio saudável entre evitar riscos e aproveitar oportunidades. Ser excessivamente cauteloso pode significar perder algumas oportunidades de venda, enquanto ser muito flexível pode fazer você não perceber sinais de um cliente de risco.

Ser proativo desempenha um papel importante na gestão do crédito – em especial, entender a situação financeira dos seus clientes.

Novos clientes são uma adição bem-vinda a qualquer negócio, mas certifique-se de que eles não se tornem um problema: identifique e analise o risco de inadimplência criando um plano proativo de mitigação de risco de crédito. Esse é um passo importante na gestão de crédito e dívidas.

Mesmo clientes atuais devem passar por um processo de revisões periódicas. Só porque você tem um bom relacionamento com um cliente não significa que ele seja imune ao calote.

Câmaras de Comércio e escritórios de crédito, referências bancárias e comerciais, etc., podem revelar as atividades financeiras mais atualizadas de um cliente, bem como seu status de fluxo de caixa.

Então, observe o setor e o mercado específicos do cliente e observe a comparação com o desempenho econômico de indústrias intimamente relacionadas.

Gerenciar crédito torna-se mais complexo ao fazer negócios com clientes estrangeiros porque pode ser difícil interpretar e entender informações usadas por países estrangeiros para medir a solvabilidade.

Ao avaliar um cliente internacional, inclua riscos de crédito específicos de cada país, como flutuações nas taxas de câmbio, instabilidade econômica ou política, potencial para sanções comerciais ou embargos, etc.

No geral, demonstrações financeiras auditadas são a melhor forma de entender o panorama financeiro de uma empresa, embora alguns clientes privados possam não querer compartilhá-las com você. Uma ferramenta de verificação de crédito ao cliente pode ajudar, assim como o seguro de crédito. Eles oferecem acesso a informações financeiras e ajudam com o gerenciamento de crédito e dívidas.

Ao estabelecer um contrato com um cliente, aqui estão algumas dicas que você deve ter em mente:

• Certifique-se de que o contrato inclua suas condições de entrega e pagamento e explique quaisquer disposições do contrato, como quais condições se aplicam e são aceitáveis para você.
• Peça a um advogado para revisar as condições ao firmar o contrato.
• Esclareça os procedimentos, políticas e particularidades de pagamento dos seus clientes e identifique para quem você deve enviar suas faturas e peça o reconhecimento do recebimento.
• Faça a fatura antecipada, quando o trabalho for concluído ou os serviços prestados. Certifique-se de que sua fatura seja endereçada ao contato, nome da empresa e endereço corretos, para que possa ser tratada rapidamente. Peça ao destinatário que confirme o recebimento da sua fatura.

Para maximizar as chances de sua fatura ser paga em dia, recomendamos que inclua:

• Nome da sua empresa, endereço, telefone, endereço de e-mail e nome de contato.
• A referência da ordem de compra.
• A natureza e quantidade dos bens ou serviços.
• O preço na moeda apropriada.
• O período de pagamento acordado.
• Seus dados de pagamento.
• Seus termos, impressos no verso da fatura.

Graças a essas dicas simples de gerenciamento de crédito e dívidas, você deve encontrar uma redução na probabilidade de atraso ou não pagamento.

Apesar de todas essas medidas, infelizmente você não pode garantir que seus clientes pagarão suas contas dentro do prazo acordado. É aí que sua política de gestão de crédito e seus serviços de gestão de crédito se mostram essenciais novamente. Monitorar o progresso dos pagamentos dos seus clientes para garantir que eles estejam cumprindo seu contrato pode ajudar a evitar surpresas desagradáveis. Revise cada cliente com uma frequência que esteja alinhada com o risco percebido que o cliente apresenta.

Em caso de atraso nos pagamentos, não ligue imediatamente para seu advogado, pois é importante que você mantenha um bom relacionamento com os clientes. Comece ligando para o cliente você mesmo e acompanhe com um lembrete educado, porém firme, por escrito de que você espera o pagamento dentro de um prazo razoável.

Mas se uma fatura permanecer não paga após dois ou três meses, apesar dos seus lembretes, considere recorrer a um cobrador profissional, como a sua seguradora de crédito ou agência de cobrança de dívidas.

E para mais ajuda, você pode buscar serviços adicionais de gerenciamento de crédito. De fato, embora os benefícios da gestão de crédito sejam muitos, nem mesmo uma estratégia bem definida pode cobrir todos os riscos. O seguro de crédito da Allianz Trade pode complementar seu processo de gerenciamento de crédito e ajudar a proteger contra dívidas incobráveis. Converse com um de nossos especialistas locais e descubra como o seguro de contas a receber pode ajudar sua organização a proteger seus ativos e crescer com confiança.