In 5 stappen naar op tijd betaalde facturen

Facturen: u ziet ze liever buitengaan dan binnenkomen, maar ze afhandelen doet u in beide gevallen het liefst zo snel mogelijk. Onbetaalde facturen van klanten zijn echter vaak een delicate zaak. Met deze vijf stappen wordt facturen innen kinderspel.

1.         Zorg voor alarmbellen

Voorkomen is beter dan genezen. Als het om uw onbetaalde facturen gaat, kunt u niet voorzichtig genoeg zijn. Alarmsystemen in de vorm van digitale tools die uw inkomende en uitgaande facturen bijhouden zijn de sleutel: die houden niet alleen alles overzichtelijk bij, maar geven uw medewerkers ook de ruimte om zich op hun hoofdtaken te concentreren in plaats van op facturen.

Dat herinneringssysteem hoeft u trouwens niet enkel in te schakelen ‘voor als het te laat is’. Nog handiger is het om u te laten waarschuwen een paar dagen voor de betalingsdeadline in zicht komt.

2.         Stuur een vergeet-me-nietje

Ook voor de communicatie naar uw klant toe moet u niet te wachten op een verlopen deadline. Integendeel, een vergeet-me-nietje vóór de uiterste betaaldatum oogt sympathieker dan een eerste formele aanmaning na de deadline. Bovendien vergroot u zo de kans op een uiteindelijke betaling.

3.         Ga rond de tafel zitten

Blijft een betaling toch uit? Reageer dan zo snel mogelijk. Ga rond de tafel zitten met uw zakenpartner en probeer in onderling overleg tot een oplossing te komen. Om ook in de toekomst nog een beroep te kunnen doen op de commerciële relatie met uw klant is een minnelijke schikking vaak de oplossing.

4.         Zoek een partner

Als het water tussen u en uw zakenrelatie te diep wordt, biedt een professioneel incassobureau soelaas. Een incassodienst als Euler Hermes heeft geen banden met u of uw klant – en kan dus een objectief oordeel vellen – en heeft heel wat ervaring in moeilijke onderhandelingen. Bovendien beschikt Euler Hermes over de nodige juridische kennis om een minnelijke schikking op te maken in een waterdicht contract.

5.         Verzeker u op voorhand

Sluit voor uw volgende facturen, contracten en zakenrelaties een kredietverzekering af. Die verzekering garandeert u geen betaalde facturen, maar vergroot wel de kans daartoe. Bedrijven zijn sneller geneigd om facturen te betalen als u gebruik maakt van een kredietverzekering, want bij wanbetalingen riskeren ze dat hun kredietlimieten bij andere leveranciers ook ingetrokken worden.

Bovendien geeft een kredietverzekering u gemoedsrust. Weten dat u na 60 dagen sowieso een vergoeding ontvangt voor uw onbetaalde factuur, vermindert tijdsdruk en geeft u meer ruimte om in te zetten op onderhandelingen met uw klant.