6 tips voor een strak klantenbeheer

Klantenbeheer gaat over het administratief en financieel proces dat ertoe leidt dat u tijdig uw betalingen ontvangt. Het draagt bij tot een gezond werkkapitaal. Breng het betaalgedrag van uw klanten in kaart en volg betalingen strak op. Ontdek nog meer tips.

1.     Screen het betaalgedrag van uw klant

Onderzoek hoe kredietwaardig uw tegenpartij is. De focus van uw onderneming ligt op groei, maar wel op een veilige manier. Nieuwe (internationale) klanten vormen een risico op vlak van betaling. Hoe vaak screent u de financiële cijfers van uw bestaande klanten? En kunt u echt hun liquiditeit en solvabiliteit inschatten?

Stel, uw bedrijf heeft een jaarlijkse omzet van 1,2 miljoen euro met een marge van 5%. Wat is de impact van een onbetaalde factuur van 12.000 euro – amper 1% van uw omzet?

Om dat verlies goed te maken heeft u niet minder dan 240.000 euro extra omzet nodig. Anders bekeken, die onbetaalde factuur doet meer dan twee maanden hard werken teniet… Of nog anders bekeken, die ene factuur verlaagt uw marge van 5% met een vol procentpunt tot 4%.

Wanbetalers kunnen zeer nefast zijn voor uw onderneming. Slechts enkele oninbare vorderingen kunnen er al snel toe leiden dat uw volledige winstmarge teniet gedaan wordt en u onvoldoende overhoudt om uw vaste kosten en de lonen van uw personeel te betalen.

2.     Neem een kredietverzekeraar onder de arm

Het is geen overbodige luxe om de financiële gezondheid en betalingsgewoonten van uw klanten deskundig te laten screenen en de risico’s te laten afdekken door een betrouwbare partner. Euler Hermes is een gereputeerde kredietverzekeraar.

Als uw klant weet dat u uw belangen laat behartigen door een kredietverzekeraar volstaat dat vaak om tijdig en correct te betalen. Uw klant beseft in dat geval dat slordige betalingsgewoonten of niet-betaling hem in diskrediet zullen brengen (mogelijks ook bij zijn andere leveranciers) waardoor hij zijn toekomstige business ondergraaft.

3.     Pot geen facturen op

Stuur op regelmatige basis facturen uit met deelbedragen voor langlopende projecten. Zorg ervoor dat u onmiddellijk na levering van goederen of diensten de factuur stuurt, zodat de afgesproken betalingstermijn onmiddellijk begint te lopen. Zo voorkomt u verrassingen bij uw klant en bent u sneller op de hoogte van mogelijke betalingsmoeilijkheden.

4.     Volg openstaande betalingen kort op

Een vergetelheid? Een belabberde financiële situatie? Een betwist bedrag? Niet tevreden met de geleverde diensten of producten? Vertragingen of niet-betalingen kunnen heel uiteenlopende oorzaken hebben. Door kort op de bal te spelen en uw klant tijdig te contacteren volgt u niet alleen de openstaande facturen op, maar verzorgt u ook uw klantenrelatie. Er bestaan handige digitale tools die u helpen een goed geolied klantenbeleid te voeren.

5.     Wees duidelijk en transparant

Zorg voor duidelijke facturen en vraag expliciet goedkeuring van uw algemene voorwaarden. Bepaal helder de betalings- en kredietvoorwaarden, de uiterste betaaldatum en de betwistingstermijn. Geef ook vooraf aan hoeveel de nalatigheidsintresten bedragen bij een laattijdige betaling.

6.     Besteed uw klantenbeheer uit

Als onderneming bent u gericht op groei en moet uw focus liggen op uw corebusiness. Slorpt het klantenbeheer te veel tijd en energie op? Besteed het uit aan specialist. Factoring is bijvoorbeeld een optie. U draagt in dat geval uw vorderingen over aan een gespecialiseerde instelling (factor) op basis van een overeenkomst tussen beide partijen. Op die manier mobiliseert u het geld dat vastzit in klantenvorderingen meteen ook optimaal.

Houd uw werkkapitaal onder controle

Een slim klantenbeheer is slechts een manier om uw werkkapitaal gezond te houden. Ook doeltreffend leveranciersbeheer, een efficiënt voorraadbeheer en een intelligent kredietmanagement zorgen ervoor dat uw behoefte aan werkkapitaal onder controle (lees zo laag mogelijk) blijft.

Download de whitepaper over werkkapitaal en kom er alles over te weten.