Protéger votre entreprise contre la fraude interne

Saviez-vous que dans le monde, les entreprises perdent environ 5 % de leurs revenus chaque année à cause de la fraude interne ? Cet article explique comment vous pouvez protéger votre entreprise contre la fraude interne grâce à une détection rapide, afin d’éviter des pertes financières inattendues.

La fraude interne, également appelée fraude professionnelle, désigne les activités frauduleuses commises par les employés d’une organisation contre celle-ci. Tous les employés, mais aussi les prestataires, peuvent potentiellement être impliqués dans des activités frauduleuses, quel que soit leur niveau hiérarchique ou leurs responsabilités. Ce type de fraude se manifeste généralement par un détournement de fonds ou de biens, mais inclut également des comportements visant à tromper l’entreprise.

Lorsque les employés ont accès aux systèmes et aux informations internes, il existe un risque qu’ils les utilisent à mauvais escient et exploitent les faiblesses de l’organisation. Bien que la majorité des employés agissent avec intégrité, la fraude interne est une réalité qui peut affecter toutes les entreprises, entraînant des pertes chaque année. L’ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) estime que les organisations perdent chaque année 5 % de leur chiffre d’affaires à cause de la fraude.

En revanche, la fraude externe est commise par des individus ou des groupes extérieurs à l’organisation. Ces acteurs externes peuvent utiliser des techniques comme l’ingénierie sociale pour accéder à des informations sensibles ou à des ressources financières.

La fraude interne peut avoir un impact énorme sur une organisation et être difficile à surmonter, en particulier pour les petites entreprises.

• Les pertes financières entraînent une diminution de la trésorerie, affectant la capacité de l’entreprise à payer ses employés et ses fournisseurs. De plus, l’organisation peut avoir à supporter des coûts importants liés à des actions en justice, à des enquêtes ou au paiement de pénalités et d’amendes contractuelles.
• Les dommages à la réputation sont parfois plus difficiles à réparer qu’une perte financière. Une fois que la mauvaise publicité est diffusée, il est difficile de regagner la confiance des clients et des employés. Un exemple frappant est la chute du cours des actions dès que toute forme de fraude interne est révélée.
• L’interruption des opérations commerciales peut créer un environnement de travail instable, empêchant l’entreprise de générer de la valeur comme prévu. Des ressources doivent être investies pour restaurer les capacités de production affectées par la fraude, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.
• Le moral des employés peut également décliner : les entreprises dépendent d’employés motivés, et la méfiance envers leur employeur ou leurs collègues peut réduire l’engagement et accroître le désir de quitter l’entreprise.

Être attentif aux signes avant-coureurs d’un comportement frauduleux au sein de l’organisation est essentiel pour prévenir la fraude interne. Lors de l’identification des principaux indicateurs de fraude interne, il est important de prendre en compte les éléments suivants :

• Un employé vit-il au-dessus de ses moyens ? Semble-t-il mener un style de vie somptueux, incohérent avec son salaire ? Une voiture neuve, des vacances de luxe ou des biens immobiliers coûteux peuvent constituer des signaux d’alerte.
• Les habitudes de travail de l’employé ont-elles changé ? Par exemple, arrive-t-il tôt ou part-il tard du bureau lorsque moins de collègues peuvent observer ses activités, potentiellement frauduleuses ?
• Semble-t-il secret ou sur la défensive lorsqu’on l’interroge sur des problèmes éventuels, comme des dépassements de budget ou des articles manquants ? Refuse-t-il de partager certaines tâches avec ses collègues, ce qui pourrait indiquer qu’il cache quelque chose ?
• Insiste-t-il pour contrôler certains processus ou refuse-t-il de déléguer des tâches, ce qui pourrait suggérer qu’il tente de dissimuler des activités frauduleuses ?

• Des relations étroites avec des fournisseurs qui semblent anormalement personnelles ou privilégiées, pouvant entraîner des conflits d’intérêts.
• Des transactions qui ne correspondent pas aux habitudes ou semblent inhabituelles, comme des transferts importants ou fréquents vers des comptes inconnus.
• Des documents financiers incohérents ou falsifiés, tels que des factures, reçus ou rapports, pouvant indiquer une manipulation.
• Des écarts réguliers entre l’inventaire physique et l’inventaire enregistré, suggérant un vol ou un détournement potentiel.

• Contrôles internes insuffisants : une seule personne est responsable des paiements sans validation secondaire, aucun audit interne n’est effectué, ou aucun système de dénonciation n’existe, ce qui fait que les employés hésitent à signaler des activités suspectes.
• Environnement de travail sous haute pression : les objectifs financiers doivent être atteints, y compris dans les postes à commissions. Cela inclut également une direction qui fixe des objectifs irréalistes et attend des performances élevées constantes.
• Culture éthique faible : un environnement où le comportement éthique n’est pas activement encouragé ou récompensé peut amener les employés à privilégier leur gain personnel au détriment de l’intégrité de l’entreprise, augmentant ainsi le risque de fraude interne.

La fraude interne peut être prévenue en améliorant et en renforçant les systèmes internes existants.

Les organisations doivent appliquer et maintenir des politiques strictes de lutte contre la fraude interne et réaliser des audits réguliers pour détecter tout problème. Les conséquences graves de la fraude interne doivent être mises en évidence afin que les employés comprennent son impact.

Des sessions de formation régulières doivent être organisées pour apprendre aux employés à reconnaître et prévenir la fraude. En renforçant la sensibilisation et la compréhension des risques de fraude et des stratégies de prévention, les employés sont mieux préparés à identifier les activités suspectes et à contribuer à un environnement sans fraude.

Avec les avancées rapides de la technologie, l’analyse des données permet de détecter des anomalies qui pourraient passer inaperçues. Dans le secteur financier, les logiciels de détection de fraude sont particulièrement utiles, car ils peuvent identifier des transactions inhabituelles et auditer les dossiers financiers.

Les outils de gestion des risques humains peuvent également aider à repérer les risques de fraude potentiels. Ces outils évaluent le comportement et les attitudes des employés afin de détecter les vulnérabilités et de réduire les risques liés aux facteurs humains.

Les employés doivent savoir qu’ils peuvent signaler une fraude interne potentielle sans subir de répercussions personnelles. La mise en place d’un système interne de lanceurs d’alerte montre que l’organisation prend ce type d’activité frauduleuse au sérieux.

Selon un rapport de l’Association of Certified Fraud Examiners, 41 % des fraudes internes se produisent au niveau de la direction.

Le comportement positif découle de l’influence ; les cadres supérieurs doivent donc donner l’exemple et insister sur le fait que la fraude n’a pas sa place au sein de l’organisation.

La mise en place d’une culture éthique permet de s’assurer que les employés comprennent précisément ce qu’est la fraude et comment elle affecte l’entreprise à tous les niveaux, du bénéfice net à la réputation.

La fraude interne peut avoir des effets dévastateurs sur les entreprises et représenter des millions d’euros. Les cas suivants montrent comment des pertes financières importantes peuvent survenir en l’absence de contrôle suffisant :

La meilleure couverture – Perte : 6,45 millions d’euros

Un comptable d’une entreprise de construction a détourné 6,45 millions d’euros sur plusieurs années, utilisant des fonds provenant de comptes de filiales destinés à des projets terminés. Il a financé un style de vie somptueux, comprenant des voitures de luxe et des biens immobiliers à plusieurs endroits, sous le prétexte d’un travail secondaire de restauration de voitures de sport. La fraude a été découverte lorsqu’une transaction importante pour une villa a attiré l’attention. Malgré la liquidation des actifs, l’entreprise a subi un déficit financier important.

Comptabilité créative hors norme – Perte : 1 million d’euros

La responsable financière d’une filiale étrangère d’un groupe européen a détourné 1 million d’euros en maintenant quatre jeux de livres comptables pour dissimuler des chèques falsifiés et des achats non autorisés. L’absence de séparation des tâches dans la petite filiale lui permettait de présenter différents livres à diverses parties, expliquant les écarts par des provisions fiscales. Son stratagème a été découvert lorsque des vérifications répétées de plausibilité ont échoué, déclenchant un audit qui a révélé la fraude.

Ces deux affaires médiatisées montrent à quel point les organisations peuvent être vulnérables à la fraude interne lorsque les processus de transparence et de contrôle sont insuffisants.

Dans les deux cas, les individus ont exploité un manque de supervision pour détourner des millions d’euros avec une relative facilité. L’affaire de l’entreprise de construction met en évidence le risque lié aux comptes de filiales non contrôlés, tandis que celle de la filiale à l’étranger souligne les dangers d’une séparation des tâches et d’une supervision insuffisantes.

La détection précoce est essentielle, car une fraude prolongée peut entraîner des pertes financières importantes. La mise en place d’audits réguliers et de procédures de contrôle rigoureuses peut aider à prévenir la fraude interne. De plus, l’instauration d’un système de lanceurs d’alerte et la garantie de la confidentialité permettent aux employés de signaler des activités suspectes sans craindre de représailles.

Lorsqu’une fraude interne est suspectée, il est essentiel de suivre une approche structurée pour traiter efficacement le problème :

Informez rapidement les parties concernées, telles que la direction, les équipes juridiques ou les membres du conseil d’administration, afin de prévenir toute activité frauduleuse supplémentaire. L’ampleur de la fraude déterminera qui doit être averti.

Pour les incidents mineurs, informez les responsables de service ou les équipes d’audit interne. Pour une fraude de grande envergure, impliquez la direction, les équipes juridiques et éventuellement le conseil d’administration. Si la fraude a un impact significatif sur l’entreprise, les forces de l’ordre doivent être informées rapidement.

Constituez une équipe dédiée chargée de recueillir des preuves et de mener une enquête approfondie afin de confirmer la suspicion ou l’accusation. Cette équipe doit travailler de manière méthodique pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sont collectées et analysées.

Après avoir rassemblé toutes les informations nécessaires, impliquez les autorités judiciaires pour engager des actions légales.

Informez également les parties prenantes concernées, car leurs fonctions au sein de l’entreprise peuvent être impactées.

Par la suite, mettez en place des procédures et des contrôles sécurisés pour prévenir de futures occurrences. Cela peut inclure la révision des politiques, le renforcement de la supervision, l’amélioration des processus et procédures, ainsi que le renforcement des mécanismes de contrôle et de prévention de l’organisation.

Protéger votre entreprise contre la fraude interne est crucial pour maintenir la stabilité financière et l’intégrité organisationnelle. La fraude interne peut survenir de manière inattendue, impliquant des employés de confiance et entraînant des pertes importantes. En reconnaissant les différentes formes de fraude et les signaux d’alerte potentiels, les entreprises peuvent prendre des mesures proactives pour protéger leurs actifs.

La mise en place de contrôles internes solides, la promotion d’une culture éthique et l’utilisation d’outils de détection sont des stratégies clés pour réduire les risques de fraude. Des programmes de formation et un système robuste de lanceurs d’alerte permettent aux employés de signaler en toute sécurité les activités suspectes.

En fin de compte, prévenir la fraude interne est une caractéristique essentielle d’une entreprise bien gérée, garantissant le succès et la résilience à long terme.