Das Aushandeln von Zahlungsbedingungen mit Kunden kann manchmal eine schwierige Gleichung sein, die es zu lösen gilt, ohne Ihre finanzielle Situation oder das abgeschlossene Geschäft zu gefährden. Eine gründliche Analyse der Situation Ihres Kunden zusammen mit den entsprechenden Deckungsmechanismen kann Ihnen helfen, den “Sweet Spot“ zu finden.
Vor der Aushandlung von Zahlungsbedingungen
Ihre Cash-Flow-Position kennen
Sie liefern eine Ware oder Dienstleistung und stellen dafür eine Rechnung mit einem bestimmten Zahlungsziel. Damit gewähren Sie einen Warenkredit an Ihren Kunden: Sie erklären sich damit einverstanden, einen Geldfluss in Ihre Kasse zu aufzuschieben, obwohl die Rechnung unterzeichnet und der Umsatz verbucht wurde. Sie müssen also sicherstellen, dass Ihre Cashflow-Position Ihnen dies erlaubt.
Aus diesem Grund ist eine gute Analyse Ihres Betriebskapitals unerlässlich, bevor Sie Kreditbedingungen aushandeln. Eine Anhäufung von offenen Forderungen könnte Ihren freien Cashflow verringern und Ihre laufenden Operationen und Investitionen behindern.
Es ist auch nützlich zu prüfen, ob Ihr Unternehmen im Falle von Komplikationen mit einem schlechten Zahler über ausreichend solide finanzielle Reserven verfügt.
Weitere Informationen zum Cash-Flow-Management finden Sie in unserem kostenlosen Ratgeber "So schützen Sie Ihren Cashflow".
Schätzen Sie die Kreditwürdigkeit Ihres Kunden ein
Ebenso ist es ratsam, vor den Verhandlungen über die Zahlungsbedingungen für Rechnungen die finanzielle Situation Ihres Kunden zu untersuchen - zum Beispiel durch eine Bonitätsprüfung -, um seine Fähigkeit zur fristgerechten Zahlung zu beurteilen.
Die Jahresabschlüsse des Unternehmens können zur Einschätzung seiner kurz- und mittelfristigen Zahlungsfähigkeit herangezogen werden. Insbesondere sollten Sie sich den operativen Cashflow - den aus dem laufenden Betrieb erwirtschafteten Cashflow - sowie das Verhältnis von Schulden zu Einnahmen im Vergleich zum Branchendurchschnitt ansehen.
Sie können auch einen Kreditbericht anfordern, der das Zahlungsverhalten Ihres Kunden bei anderen Unternehmen detailliert aufzeigt. Die Kreditbewertung ist ein Maß für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens und die Wahrscheinlichkeit, dass es pünktlich zahlt: Die Bewertung reicht normalerweise von 1 bis 100, wobei 75 eine ausgezeichnete Bewertung ist. Einige Banken und Unternehmen bieten an, solche Kreditberichte oder Kreditscores zu erstellen.
Über die finanziellen Aspekte hinaus ist es nützlich, sich über den Ruf Ihres Kunden, den Ruf seiner Bank, seine Geschäftspraktiken und den Hintergrund der Topmanager des Unternehmens zu informieren: Ein Geschäftskredit basiert auch auf einem Vertrauensverhältnis.
Verhandeln Sie die besten Zahlungsbedingungen für Ihr Unternehmen
Andere objektivere und nicht-finanzielle Elemente können berücksichtigt werden, um die Kreditwürdigkeit Ihres Kunden zu bewerten und angemessene Zahlungsbedingungen auszuhandeln:
Die Größe des Kunden: Ein kleiner Kunde ist im Verhältnis zum Geschäftsvolumen, das er repräsentiert, und zu seinen finanziellen Ressourcen oft risikoreicher und kostspieliger zu verwalten.
Die Lebensdauer der Waren: Wenn das gelieferte Produkt verderblich ist oder eine kurze Haltbarkeitsdauer hat, wird sein Sicherungswert - der im Falle einer Nichtzahlung letztlich als Garantie dienen kann - rasch sinken. In diesem Fall sind kurze Zahlungsfristen vorzuziehen.
Wichtige Zahlungsbedingungen für Rechnungen
"Verkaufsbedingungen" sind die grundlegenden und wichtigsten Bedingungen Ihres Vertrags: Kosten, Volumen, Lieferung, Zahlungsweise und -datum. Diese müssen glasklar definiert sein.
Der Warenkredit kommt in einer "Kreditlinie" zum Ausdruck, in der genau festgelegt ist, wie die Zahlung im Laufe der Zeit geplant ist. Er unterscheidet sich von der "Vorauszahlung" (PIA), die eine Zahlung vor der Lieferung beinhaltet, oder von der "Nachnahme" (COD), die eine sofortige Zahlung bei Lieferung bedeutet.
Im Falle einer Kreditlinie kann ein Kunde einen Skonto für die vorzeitige Zahlung der Rechnung oder einen Rabatt bei fristgerechter Zahlung aushandeln. Diese Art von Mechanismus kann sich als sehr vorteilhaft erweisen: Er ermutigt Ihren Kunden zu einer schnellen Zahlung und schafft langfristig eine größere Loyalität.
Beispiel: Einem Kunden wird ein Warenkredit gewährt. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen erhält der Kunde 5% Skonto. Wenn nicht, ist der gesamte Betrag innerhalb von 30 Tagen fällig.
Sie können auch eine teilweise Vorauszahlung oder eine Anzahlung als Gegenleistung für längere Zahlungsfristen aushandeln.
So stellen Sie eine rechtzeitige Zahlung sicher
Es gibt mehrere Hebel, die Sie aktivieren können, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten:
Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Rechnung so schnell wie möglich ausstellen und bitten Sie Ihren Kunden, den Empfang zu bestätigen. Notieren Sie sich die Rechnungsdetails und setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, anstatt zu warten, bis die Rechnung überfällig ist, insbesondere bei Rechnungen über große Beträge. Wenn Kunden die Zahlungsfrist versäumen, setzen Sie den Dialog fort und stellen Sie sicher, dass der Kunde versteht, dass Sie eine Nichtzahlung nicht akzeptieren.
Gehen Sie verspäteten Zahlungen schnell und entschlossen nach. Sie können zum Beispiel ein automatisiertes Mahnverfahren einrichten, um Kunden an ihre Zahlungsverpflichtung zu erinnern.
Sollte der Kunde die Zahlungsfristen nicht einhalten, können Sie die Zahlung von Strafen und Verzugszinsen auf ausstehende Schulden verlangen. Wenn sich die finanzielle Situation des Kunden jedoch bereits verschlechtert hat, sind die Strafen ebenso schwer einzutreiben.
Als letztes Mittel können die Vermögenswerte des Kunden als Rückgarantie dienen. Diese Garantie kann nur am Ende eines oft langen und kostspieligen Gerichtsverfahrens eingetrieben werden.
Die beiden letztgenannten Kompensationen sind im Falle der Insolvenz eines Kunden oft schwer einzutreiben. Aus diesem Grund ermöglicht Ihnen der Abschluss einer Warenkreditversicherung, Ihr Warenkreditrisiko effizient abzudecken.
Die langfristige Kundenbeziehung
Hinter den technischen und finanziellen Aspekten der Aushandlung von Zahlungsbedingungen verbirgt sich eine umfassendere Geschäftsstrategie. Sie müssen sich fragen, welche Art von Beziehung Sie mit Ihrem Kunden langfristig aufbauen wollen.
Ein loyaler und regelmäßiger Kunde muss belohnt werden: Diese Konten bilden die Grundlage dessen, was Ihr Geschäft aufrechterhält, gewährleisten die Wiederholung von Aufträgen und letztlich die Solidität Ihres operativen Cashflows.
Ebenso müssen Sie im Falle unbezahlter Rechnungen eine gute Kundenbeziehung aufrechterhalten und Spannungen abbauen, um zu verhindern, dass aus verspäteter Zahlung ein Zahlungsausfall wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es keine Zauberformel gibt, um die perfekten Zahlungsbedingungen auszuhandeln. Aber ein gründliches Verständnis Ihrer finanziellen Situation und der Ihres Kunden sowie die Festlegung einer klaren Geschäftsstrategie können Ihnen helfen, eine solide Grundlage für die Verhandlungen zu schaffen. In Verbindung mit einer guten Warenkreditversicherung werden Sie in der Lage sein, die finanzielle Situation Ihres Unternehmens und die langfristige Verwaltung Ihres Kundenportfolios zu kontrollieren.
