Was kann ich tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Gründe für unbezahlte Rechnungen kann es viele geben. Auf dem Postweg verloren gegangene Dokumente oder ein schlichtes „Vergessen“ auf Kundenseite – Punkte wie diese lassen sich oft leicht in einem persönlichen Telefonat klären. Wenn der Rechnungsempfänger jedoch in ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten steckt, braucht es einen klaren Plan für das „Forderungsmanagement“.

Sobald der letzte Tag der Zahlungsfrist verstrichen ist, besteht Handlungsbedarf. Das Problem: Oft fehlen die personellen Ressourcen, um sich adäquat mit offenen Forderungen zu beschäftigen. Gerade für kleinere Unternehmen kann es daher sinnvoll sein, dieses Thema an einen Dienstleister abzugeben, der sich darauf spezialisiert hat. Das spart Zeit und Geld und das eigentliche Kerngeschäft leidet nicht darunter. Sie sind interessiert? Hier erfahren Sie mehr über das Inkasso von Allianz Trade, dessen Team Sie gern beim Einzug Ihrer Forderungen unterstützt.

In der Regel wird zuerst ein Mahnschreiben verfasst. Wie schnell Sie das tun, ist Ihnen überlassen. Theoretisch dürfen Sie dies sofort nach Verstreichen der Zahlungsfrist tun. Üblicherweise werden dem Zahler jedoch noch ein paar weitere Tage eingeräumt. Die Mahnung sollte übrigens stets bestimmte Angaben enthalten, u.a. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der offenen Forderung, das Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist. Spätestens mit dieser Mahnung ist der Kunde nun ganz offiziell im „Zahlungsverzug“.

Der Kunde zahlt danach immer noch nicht? Dann haben Sie jetzt mehrere Möglichkeiten: weitere Mahnungen schreiben (bis zu drei sind üblich), ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ein Inkassounternehmen beauftragen, um offene Forderungen bei den Schuldnern einzutreiben. Welche Maßnahme sich bei Ihren Kunden empfiehlt, ist immer eine Frage des Einzelfalls und am Ende Ihre Entscheidung. Hier haben wir für Sie zusammengefasst, auf was Sie beim Schreiben von Mahnungen achten müssen.

Sie denken, Sie können Ihr Unternehmen nicht vor dem Risiko unbezahlter Rechnungen schützen? Das stimmt nur bedingt. Denn natürlich haben Sie Möglichkeiten, die finanziellen Folgen für Sie abzumildern oder sogar ganz zu vermeiden. Zwei davon möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen:

Möglichkeit Nummer 1: Sie erkundigen sich bereits im Vorfeld eines Geschäfts über die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden – anhand einer Bonitätsprüfung; z.B. mit Bonicheck von Allianz Trade. Auf Grundlage des großen Datenpools und des umfassenden Informationsnetzwerkes von Allianz Trade erhalten Sie eine fundierte Bewertung Ihres Kunden auf Basis einer 10-stufigen Skala. Ist der Kunde sehr „flüssig“ oder steht er kurz vor der Pleite? Nach der Bonitätsprüfung wissen Sie mehr und können entsprechend handeln. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Möglichkeit Nummer 2: die sogenannte „ Warenkreditversicherung“, kurz: WKV. Diese bietet eine Absicherung gegen Forderungsausfälle. Das heißt: Ist ein Kunde insolvent oder ihm ist es nicht möglich, über einen längeren Zeitraum zu zahlen, kann eine Warenkreditversicherung Forderungsausfälle ersetzen, die bei Ihnen für gelieferte Güter und Dienstleistungen entstanden sind. Hier erhalten Sie dazu weitere Infos.

Natürlich können Sie auch beide Möglichkeiten kombinieren. Wir beraten Sie gerne!