Diese Mahnstufen gibt es – darauf ist zu achten!

Niemand verschickt gern Mahnungen. Bei unbezahlten Rechnungen ist das aber nicht nur Ihr gutes Recht, sondern sogar Ihre unternehmerische Pflicht, denn sonst drohen schnell finanzielle Engpässe. Wir sagen Ihnen, welche Mahnstufen es gibt und was Sie beachten müssen.

Wenn ein Kunde Ihre Rechnung nicht zahlt, stellt sich für Sie die Frage: Erst einmal freundlich telefonisch erinnern – oder doch lieber gleich eine Mahnung verschicken? Die Entscheidung, was bei Ihren säumigen Zahlern die richtige Maßnahme ist, kann Ihnen niemand abnehmen. Aber eines ist klar: Je länger Sie warten, desto länger warten Sie wahrscheinlich auch auf Ihr Geld. Die praxisgängigen Mahnstufen sowie die Rechtslage zu kennen und im Bedarfsfall auch korrekt anzuwenden ist daher für jeden Unternehmer Pflicht.

In der Praxis ist es gängig, in mehreren Stufen den Kunden an die Zahlung zu erinnern bzw. zu mahnen. Das Prinzip dahinter: Mit jeder Stufe wird die Zahlungsaufforderung dringlicher im Ton und die Kosten für den Nichtzahler höher. Dazu sind Sie aber in der Regel nicht verpflichtet. In vielen Fällen können Sie von Ihrem Kunden bereits mit der ersten Mahnung Mahngebühren verlangen. Denn aus rechtlicher Sicht gilt grundsätzlich: Wenn Sie Ihrem Kunden in der Rechnung eine genaue Zeit nach dem Kalender für den Eingang der Zahlung bestimmt haben, gerät der Kunde mit fruchtlosem Verstreichen der Zahlungsfrist unmittelbar in Verzug. Ist der Kunde ein Unternehmer gerät er auch ohne eine solche Frist bei einer Entgeltforderung nach Ablauf von 30 Tagen in Verzug. Dies gilt gegenüber einem Verbraucher nur, sofern er auf diese Folge hingewiesen wurde. Mit Eintritt des Zahlungsverzugs haftet der Kunde für den sogenannten Verzugsschaden, etwa Verzugszinsen oder einen weiteren Schaden, der durch die Rechtsverfolgungskosten entsteht. Sie können daher nach Ablauf der Zahlungsfrist mit der 1. Mahnung den entstandenen Verzugsschaden von Ihrem Kunden ersetzt verlangen. Das Verfahren, welches sich hingegen in der Praxis durchgesetzt hat, finden Sie nachfolgend im Überblick:

Ein wichtiger Punkt gleich vorweg: Eine freundliche, persönliche Erinnerung an den offenen Rechnungsbetrag ist immer dann die richtige Wahl, wenn die bislang gute Kundenbeziehung nicht durch ein Mahnverfahren beeinträchtigt werden soll. Manchmal liegen völlig harmlose Ursachen vor, z. B. eine verloren gegangene Rechnung auf dem Postweg. Oder der Kunde hat vorübergehende Zahlungsprobleme und wünscht einen Zahlungsaufschub. Solche Themen lassen sich gut in einem Gespräch klären und es findet sich meist schnell eine Lösung.

Persönliche Kontaktaufnahmen führen zu keinem Ergebnis? Oder Sie haben das Gefühl, dass eine schriftliche Form bei Ihrem Kunden nötig ist? Dann ist es Zeit für eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung. Sie wird ca. 10 bis 14 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt und setzt eine weitere Zahlungsfrist von ca. 5 bis 10 Tagen. Weisen Sie einfach auf den offenen Betrag hin und geben Sie an, dass es sich sicher „um ein Versehen handelt“. In vielen Fällen erreichen Sie damit schon Ihr Ziel einer Zahlung.

Der Kunde zahlt innerhalb der zweiten Zahlungsfrist weiterhin nicht? Dann sollten Sie jetzt eine zweite Mahnung verschicken, die im Wortlaut etwas deutlicher wird. Aber nicht nur das: Setzen Sie eine weitere Zahlungsfrist von wenigen Tagen und vor allem: Weisen Sie darauf hin, dass im Falle einer Nichtzahlung zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag Mahngebühren und Verzugszinsen fällig werden, die vom Kunden zu tragen sind (Link zu „Mahngebühren und Verzugszinsen“).

Auch die dritte Zahlungsfrist ist ohne Geldeingang verstrichen? Spätestens jetzt sollten Sie dem Kunden in einem dritten Mahnschreiben den Verzugsschaden in Rechnung stellen: Fügen Sie dafür einfach eine entsprechende Kostenaufstellung bei, die neben dem offenen Rechnungsbetrag die Mahngebühren und die Verzugszinsen auf den offenen Rechnungsbetrag enthält. Setzen Sie eine weitere, kurz gehaltene Zahlungsfrist und betonen Sie, dass Sie – sollte weiterhin nicht gezahlt werden – ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben werden. Auch der Hinweis, dass dadurch weitere Kosten für den säumigen Zahler entstehen, darf nicht fehlen. Noch ein Tipp: Versenden Sie diese dritte und letzte Mahnung unbedingt als Einschreiben!

Spätestens jetzt sollte Ihrem Kunden klar sein, dass Sie nicht gewillt sind, auf Ihr Geld zu verzichten. Sie haben ihm innerhalb von drei Mahnstufen genügend Chancen zur Zahlung gegeben. Nun geht es nur noch darum, dass Sie Ihr Geld bekommen.  Haben Sie nicht bereits nach Ablauf der Zahlungsfrist aus der Rechnung ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet, sollten Sie spätestens jetzt diese Möglichkeit wahrnehmen.

Im Gegensatz zu einer langwierigen Klage können Sie mit einem gerichtlichen Mahnverfahren relativ schnell Ihre Geldforderungen eintreiben. Der konkrete Ablauf ist wie folgt: Beim zuständigen Amtsgericht (in vielen Bundesländern gibt es ein zentrales Mahngericht) – in der Regel der Wohnort bzw. der Sitz des Unternehmens des Kunden ist hier entscheidend ¬– beantragen Sie zunächst einen Mahnbescheid. Das geht mittlerweile problemlos online und ist für Sie in wenigen Minuten erledigt. Das Gericht prüft nun, ob der Antrag plausibel ist und schickt dem Schuldner den Mahnbescheid, der wiederum 14 Tage Zeit hat, um Widerspruch einzulegen. Kleiner Wermutstropfen: Sie müssen als Antragssteller zunächst die Kosten im Vorfeld eines Mahnbescheides tragen.  

Dann geht es weiter! Erfolgt innerhalb der Frist kein Widerspruch, können Sie einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides stellen, der dem Schuldner vom Gericht oder Gerichtsvollzieher zugestellt wird. Nach weiteren 14 Tagen Einspruchsfrist wird dieser Bescheid rechtskräftig und bei Ihrem säumigen Zahler wird eine Zwangsvollstreckungsmaßnahme vollzogen! Offener Rechnungsbetrag, Kosten des Mahnverfahrens, Verzugszinsen – alles wird eingetrieben. Ein insgesamt unerfreulicher Vorgang findet sein faires Ende: Sie bekommen Ihr Geld! Sie möchten sich gegen das Risiko absichern, dass bei Ihrem Kunden nichts zu holen ist? Dann ist eine Warenkreditversicherung (WKV) sicher interessant für Sie. Hier erfahren Sie mehr darüber.

Übrigens: Für ein gerichtliches Mahnverfahren benötigen Sie grundsätzlich keine anwaltliche Hilfe. Nur für den Fall, dass der Schuldner Widerspruch einlegt, müssen Sie sich zum Beispiel dann einen Anwalt zulegen, wenn die Rechtssache aufgrund der Höhe der Forderung nicht mehr in den sachlichen Zuständigkeitsbereich eines Amtsgerichts, sondern eines Landgerichts fällt. Aber auch diese Kosten muss der Schuldner am Ende tragen, wenn Ihre Forderungen berechtigt sind.

Hinweis: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Holen Sie sich bei Bedarf rechtlichen Rat.