Abschlagsrechnungen ergeben Sinn – aber müssen korrekt sein!

Sie haben im Zuge eines Auftrags einen Teil Ihrer Leistung bereits erbracht? Dann ist es Ihr gutes Recht, eine Abschlagsrechnung zu stellen. Sprich: einen Teil Ihres Honorars vor Projektabschluss einzufordern. Wichtig ist jedoch grundsätzlich, dass Sie sich das Recht, Abschlagsrechnungen zu stellen, vertraglich eingeräumt haben. Denn grundsätzlich tritt Fälligkeit erst ein, wenn die Leistung vollständig erbracht ist.

Für ehrliche Arbeit gibt es am Ende auch verdienten Lohn, sagt man. Am Ende? Bei größeren Projekten kann es gute Gründe geben, als Unternehmer nicht bis zum letzten Tag der Leistungserbringung zu warten, bis man eine Rechnung schreibt. Das gilt zum Beispiel, wenn Ihr Auftraggeber bereits einen Großteil Ihrer Leistung erhalten hat und davon auch schon profitiert – während Sie noch nicht einen Cent gesehen haben. Umso wichtiger, genau über Abschlagsrechnungen Bescheid zu wissen. Wir erklären Ihnen kurz und kompakt die wichtigsten Punkte.

Eines gleich vorweg: Sie müssen kein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie „zwischendurch“ schon mal eine Rechnung schreiben. Das ist in vielen Branchen üblich und macht sogar für beide Seiten Sinn! Warum? Vor allem bei hochpreisigen Waren und langfristigen Projekten würden Sie als Unternehmen lange auf Ihr Geld warten – und das kann im Zweifel schnell mal Ihre Zahlungsfähigkeit einschränken, was wiederum sogar das Projekt beeinflussen könnte (wenn Sie z.B. benötigte Materialien nicht mehr einkaufen können). Bei Abschlagsrechnungen kommen Sie früher an finanzielle Mittel, mit denen Sie dann weiterarbeiten können. Darüber hinaus haben Sie die geleisteten Abschlagszahlungen schon mal „sicher“, wenn der Kunde zu einem späteren Zeitpunkt in Zahlungsschwierigkeiten gerät.

Auch für den Auftraggeber sind Abschlagsrechnungen von Vorteil. Die einzelnen, zu zahlenden Summen werden für ihn kleiner, sodass sich hohe Belastungen über einen längeren Zeitraum besser verteilen. Eine „win-win“-Situation für beide Seiten!

Grundsätzlich gilt: Alles, was auf eine „normale“ Rechnung gehört, muss auch auf einer Abschlagsrechnung stehen! Es lohnt sich also, einen Blick auf die Pflichtangaben zu werfen. Hier finden Sie dazu alle wichtigen Informationen.

Kennzeichnen Sie eine Abschlagsrechnung darüber hinaus immer mit dem Wort „Abschlagsrechnung“! Wenn Sie mehrere planen, setzen Sie dahinter immer die entsprechende fortlaufende Nummer. Der Kunde hat bereits in der Vergangenheit Abschläge zum gleichen Projekt bezahlt? Dann weisen Sie dies auf jeden Fall in Ihrer aktuellen Abschlagsrechnung aus. Das sorgt auf beiden Seiten für wichtige Transparenz. Es ist Zeit für eine Schlussrechnung? Dann ziehen Sie die bereits geleisteten Zahlungen vom Gesamtbetrag ab und kennzeichnen Sie die Schlussrechnung deutlich als eine solche. Es gilt das Prinzip: Am Ende von einer oder mehreren Abschlagsrechnungen steht immer eine Schlussrechnung!

Im Gegensatz zu einer Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung wesentlich genauer. Auf ihr wird exakt ausgewiesen, für welchen Teil einer Gesamtleistung diese Rechnung gilt. Was wurde bereits erledigt, verbaut, hergestellt oder geliefert? Wie viele Arbeitsstunden sind bislang angefallen? Eine Teilrechnung macht hierzu stets genaue Angaben. Auch bei einer Teilrechnung wird am Ende – wie bei einer Abschlagsrechnung – eine Schlussrechnung gestellt.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Abschlags- und Teilrechnungen: Über „Abschläge“ können Sie sich im Vorwege mit Ihrem Vertragspartner einigen. Dies können entweder ein Prozentsatz des Gesamtbetrages oder eine pauschale Summe sein. Auch Höhe und Zeitpunkte sind frei verhandelbar. Durchaus üblich ist es, bereits bei der Auftragsvergabe eine erste Abschlagszahlung in Rechnung zu stellen. Am besten verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, was in Ihrer Branche „Standard“ ist und testen verschiedene Szenarien bei Ihren Kunden. Sie werden sicher schnell zu einer idealen Lösung für alle Beteiligten kommen.

Hinweis: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Holen Sie sich bei Bedarf rechtlichen Rat.