Rechnungen schreiben:
So machen Sie es richtig

Rechnungen müssen vor allem eines sein: korrekt. Damit ist natürlich nicht nur die Höhe des Rechnungsbetrages gemeint. Diese Angaben dürfen auf keiner Rechnung fehlen:

1.    Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
2.    Name und Anschrift Ihres Unternehmens
3.    Ihre Finanzamts-Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4.    Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
5.    Fortlaufende Rechnungsnummer
6.    Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang der Dienstleistung
7.    monatsgenaues Liefer- oder Leistungsdatum
8.    nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
9.    im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
10.    anzuwendender Steuersatz und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
11.    ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, eine erfolgte „Gutschrift“ und Steuerschuld des Leistungsempfängers

Diese Rechnungspflichtangaben sind bei Ihnen Standard, wenn Sie Rechnungen schreiben? Perfekt, dann haben Sie nichts zu befürchten! Fehlt hingegen eine dieser Angaben ist die Rechnung nicht rechtskonform und es könnte Ärger mit Ihren Kunden oder dem Finanzamt drohen.  

Zunächst einmal gilt: keine Panik! Alles lässt sich im Nachgang noch korrigieren. Bei kleinen Schreibfehlern müssen Sie nichts tun, außer das nächste Mal noch gründlicher Korrektur zu lesen. Wenn jedoch eine der Rechnungspflichtangaben nicht korrekt war oder sogar vergessen wurde, müssen Sie sofort tätig werden.

Wichtig ist, dass Sie zunächst den Kunden schnellstmöglich, ehrlich und transparent über den Fehler informieren. Sie werden sehen: Die meisten haben Verständnis. Danach sollten Sie sich um die Korrektur der Rechnung kümmern – und zwar in diesen beiden Varianten:

1. Die Rechnung wurde noch nicht in der Buchhaltung verbucht und auch noch nicht bezahlt?
Prima, dann es ist besonders einfach: Schicken Sie dem Kunden eine neue, korrigierte Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer. Das war es schon. Sogar eine handschriftliche Korrektur mit Ihrer Unterschrift zur Beglaubigung auf der Originalrechnung würde ausreichen. Eine Kopie von der korrigierten Rechnung für Ihre Unterlagen nicht vergessen!

2. Die Rechnung wurde bereits verbucht?
Auch kein Problem. Die Rechnung kann dann nur nicht mehr nachträglich geändert werden, sondern muss storniert werden – und zwar so: Sie schreiben und versenden eine „Rechnungskorrektur“ mit negativem Rechnungsbetrag. Damit wird die alte Rechnung ungültig. Und: Schreiben Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das Datum der Originalrechnung auf die Rechnungskorrektur, damit diese der Originalrechnung eindeutig zugewiesen werden kann. Dann einfach eine neue Rechnung – wichtig: mit neuer Rechnungsnummer – schreiben und versenden und im Betreff die alte Rechnungsnummer angeben. Schon ist die Zuordnung gesichert und alles hat wieder seine Richtigkeit.

Noch eine Idee: Vielleicht „entschuldigen“ Sie sich bei Ihrem Kunden mit einem Rabatt oder Skonto auf der nächsten – natürlich korrekten – Rechnung?