Pagamenti in ritardo: come recuperarli ed evitarli

Il pagamento ritardato delle fatture è responsabile di un quarto di tutti i fallimenti aziendali. Anche un solo ritardo nei pagamenti può compromettere i flussi di cassa di un’azienda. Le procedure legali per  recuperare i crediti possono richiedere tempo e risorse non sostenibili per la maggior parte delle aziende, e allo stesso tempo una semplice lettera di sollecito potrebbe non essere uno strumento sufficiente. In questo articolo, discutiamo come gestire i ritardi nei pagamenti e come evitarli in futuro.

Un pagamento ritardato è una somma di denaro che un debitore invia a un creditore o fornitore di servizi dopo la data di scadenza del pagamento o un’eventuale proroga.

I ritardi nei pagamenti possono derivare da vari motivi: 

• problemi di gestione
• condizioni di mercato
• fatture non pagate da parte di uno dei propri clienti

C’è anche la possibilità che il cliente trattenga il pagamento per contestare l'ordine.

Le conseguenze della crisi pandemica hanno provocato una grave ondata di pagamenti ritardati. I supporti governativi attivati in risposta a questa crisi hanno fornito alle imprese una liquidità temporanea che ha aiutato in molti casi a prevenire queste situazioni. Tuttavia, con la fine di questi aiuti, il numero di ritardi nei pagamenti è tornato a crescere.

Qualunque sia la ragione, il pagamento ritardato delle fatture può trasformare i tuoi crediti commerciali in crediti inesigibili,  causando una perdita temporanea o permanente di liquidità. Ciò influisce sulle proiezioni finanziarie e potenzialmente anche su quelle di altre aziende che operano nel tuo ecosistema.

I ritardi nei pagamenti costano anche tempo e denaro: scrivere lettere di sollecito comporta ore di lavoro aggiuntive e coprire la mancanza di liquidità può portare alla necessità di richiedere prestiti e finanziamenti.

In Italia, la riscossione dei crediti commerciali non pagati è regolata dalla legge. Esistono quadri normativi che stabiliscono quando un pagamento è considerato "in ritardo" e il tipo di interessi di mora e penali che possono essere applicati per recuperare i costi aggiuntivi di riscossione del credito.

Secondo il Decreto Legislativo n. 231 del 9 ottobre 2002, che recepisce la direttiva europea sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, i creditori hanno diritto a interessi moratori se il pagamento non viene effettuato entro il termine stabilito nel contratto. Gli interessi moratori sono calcolati sulla base del tasso di interesse legale aumentato di otto punti percentuali, salvo diversa pattuizione contrattuale. Inoltre, il creditore ha diritto a un risarcimento forfettario per i costi di recupero pari a 40 euro, oltre al risarcimento dei maggiori danni subiti.

Quando il tuo cliente non rispetta una scadenza di pagamento, sollecita rapidamente la fattura non pagata e invia una lettera di sollecito, includendo le seguenti informazioni:

• Dettagli di entrambe le aziende (nome, indirizzo)
• Data della tua lettera
• Contatto chiave presso la tua azienda
• Riferimenti di pagamento, numero di fattura
• Totale dovuto + interessi/penali (spiega queste spese se le aggiungi)
• Spiega chiaramente che il pagamento è scaduto e il cliente ha violato i termini
• Fai riferimento a comunicazioni precedenti
• Indica cosa succederà dopo, inclusa la data di pagamento finale e le conseguenze se il tuo cliente non pagherà ancora (riscossione del debito, interessi e penali associati, procedimenti legali).

La situazione richiede comprensione e tatto. Usare un intermediario può aiutare a mantenere buone relazioni per mitigare la tensione tra cliente e fornitore.

Se la questione dovesse arrivare in tribunale, avrai bisogno almeno della seguente documentazione per presentare il tuo caso nel migliore dei modi:

• Il contratto firmato tra fornitore e acquirente, che può includere termini e condizioni, essere un accordo di vendita, contratto di vendita, ecc. in modo da dimostrare che i beni o servizi sono stati ordinati.
• Fatture di spedizione, conferma di consegna, ecc. (di nuovo, firmate), per indicare che i beni o servizi sono stati forniti.

Come fornitore, cosa puoi fare per recuperare un pagamento ritardato se il tuo cliente si trova dall’altra parte del mondo? L' expertise globale nel recupero crediti di uno specialista in assicurazione del credito commerciale come Allianz Trade può aiutare fornendo una presenza locale, eliminando le barriere linguistiche e di fuso orario e raggiungendo il cliente localmente.

Più attenzione dedichi a definire un accordo in anticipo con il tuo cliente, meno problemi avrai con i pagamenti ritardati. Tre passi importanti:

1. Valuta la solvibilità dei tuoi clienti – la loro capacità di pagare puntualmente, la storia dei pagamenti e la loro reputazione.
2. Negozia termini di pagamento chiari e appropriati e stabilisci limiti di credito.
3. Fai revisionare i termini e le condizioni da un avvocato qualificato con esperienza in esportazione e importazione.

Assicurati che le pagine del contratto siano firmate e datate (gli accordi generati elettronicamente e firmati/dati sono generalmente più efficaci per scopi legali) prima che venga effettuato un ordine o iniziato un lavoro. È accettabile replicare questi termini sul retro della tua fattura, ma questo da solo non è sufficiente per dimostrare la validità dell'accordo: le fatture vengono emesse dopo che un'offerta è stata accettata. Le fatture di per sé non segnalano un accordo accettato.

Ciascun pagamento ritardato può avere un impatto significativo sui flussi di cassa e sulla stabilità finanziaria della tua azienda. Implementare pratiche efficaci di gestione del credito, come l'invio tempestivo di lettere di sollecito e l'uso di esperti di recupero crediti, è essenziale per recuperare i pagamenti ritardati. Per prevenire i ritardi nei pagamenti, è cruciale valutare la solvibilità dei clienti e negoziare termini di pagamento chiari.

L'assicurazione del credito commerciale offre un ulteriore livello di protezione, aiutando le aziende a mantenere una buona salute finanziaria e a gestire il rischio di fatture non pagate. Questo strumento fornisce informazioni preziose sulla solvibilità dei clienti e assicura contro i crediti inesigibili, contribuendo a prevenire problemi di liquidità e a proteggere il futuro dell'azienda.