商帳追收: 收回未附發票及逾期付款

商帳追收:如何收回未付發票及逾期付款

更新於2024年9月30日
收回客戶拖欠您公司的逾期付款項(即商帳追收)是企業經營中不可避免的情況,但一般公司該如何追討欠款呢? 本文綜述幾種商帳追收方法,教您在商帳追收的同時維護客戶關係,以幫助您管理您的企業。

摘要


未付發票逾期付款會減緩現金流並降低庫存周轉率。這反過來又會降低您公司的信用評級並損害您公司的聲譽。越早採取行動,您獲得回款的可能性就越大。

事實上,在發票逾期之前就應該開始採取行動:確保及時寄送發票,並對您的會計系統進行設置,以標記逾期帳目!發票方面一個看似微不足道的疏忽有時會導致付款方面的大問題。

在您開始行動時需要確認的其他一些事項包括:

  • 您的發票寄送位址和收件人是否正確?
  • 雙方當事人在交貨前是否簽訂了合同,你們是否在合同中規定了逾期付款條款?您在發票中是否有再次提到這些付款條款? 

最好在發票到期日後45天內處理逾期付款發票,因為發票逾期時間越長,追收難度就越大。

鑒於大多數付款條款要求在30天內付款,如果發票在60天內仍未支付,您可以認為它已成為壞帳。您將不得不求助於商帳追收。

但在尋求外部幫助之前,您可以採取一些措施嘗試自行追收商帳。

商帳追收的做法旨在減輕管理和追收逾期付款的不便,同時加快付款速度。

但是,對於商帳追收實踐沒有硬性規定。您的方法將取決於您與每個客戶的歷史交易情況及其逾期付款原因。切記,客戶不會先聯繫您。

 

在啟動商帳追收之前,請先嘗試自行解決。接觸客戶,消除明顯的問題,如:

  • 您的發票有問題:客戶未曾收到發票,或者發票不明確或不符合客戶要求。
  • 貨物未曾送達或送達位址錯誤。
  •  您的客戶的會計或支付系統出現故障。
  •  您的客戶發生現金流問題(在這種情況下,您的客戶可能願意遵守還款時間表)。

事實證明,電話溝通是最有效的商帳追收方法。通過向客戶“推銷自己”,您更有可能確保客戶將您的發票視為優先事項,並且始終優先考慮向您付款。

您可以採取的另一種商帳追收方法是發送商帳催收函,您可以在其中提醒客戶您的發票仍未支付,請求及時付款,並告知,如不付款,您將會採取更嚴厲的措施。

催收函應該簡短扼要;你的語氣應該堅定但有禮貌——您並不想破壞與客戶的關係!您可以在我們的《逾期付款:如何收款和避免欠款》一文中查看關於撰寫商業催收函信的建議。

如果通過使用自身的資源(電話、商帳催收函),您未能與客戶達成和解,您可能要開始考慮採取行動了。但是,如果欠款金額很小,不值得花費時間和金錢來追收,您可能會考慮放棄。

商帳追收不僅涉及欠款金額,還涉及客戶關係以及為追收欠款所投入的時間和精力。

有時,對於小額款項,最好核銷,以維持重要的業務關係。問問自己,當欠款金額為500 歐元,而收回債務的成本將高於此金額時,是否值得?

或者,當您打算向一個好客戶追討較大額欠款時,如果您想與該客戶保持良好的關係,取消逾期付款罰金可能對您最有利。

如果這些都不起作用,那麼現在是時候考慮尋求其他商帳追收方法了,如外部幫助。

很多企業會在發票逾期超過60天的情況下尋求外部支援説明——例如,求助於商帳追收機構。

商帳追收機構的經營目的是代表各類債權人追收商業欠款,並專門向債務人追討全部餘款,同時儘量避免訴訟。在大多數情況下,商帳追收機構並不擁有債務。您的企業仍然擁有並控制您的客戶欠款,商帳追收機構作為您和您的客戶之間的中間人,按照追收金額的一定比例收取服務費用。

此外,商帳追收機構可能會以多種方式收取服務費用:按追收的每筆欠款收取固定費用,按追收所花費的時間等。在聘請商帳追收機構之前,請務必詢問這些條款。  

大多數機構採用電話和信函進行追收,具體操作步驟如下:

  • 他們直接聯繫客戶並要求全額付款。有時,商帳追收機構給您的客戶打電話或致函本身就會促使客戶付款。
  • 如果無法全額付款,商帳追收機構將嘗試在您同意的情況下協商付款計畫。
  • 如果在180天後仍未全額付款或通過付款協議付款,商帳追收機構可能會採取法律行動來收回欠款。

對債務人提起訴訟應該是最後的辦法。判決既耗時又費錢,而且通常毫無價值,除非妥當執行:在大多數國家/地區,債務追收行為受各種不同法律的約束。

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