Zastosowanie monitoringu finansowego w celu przygotowania małej firmy na przyszłość

Kryzys spowodowany przez Covid-19 wzbudził u managerów firm niepewność i skłonił część spółek do radykalnej zmiany działalności i strategii. Inne musiały zakończyć działalność lub mogą stanąć przed taką perspektywą, ponieważ na 2021 rok prognozuje się dalszy wzrost liczby upadłości firm.

Aby radzić sobie z nieoczekiwanym, zarządzający firmami musieli wykazać się gotowością do zmian i elastycznością, szybko podejmując działania adaptacyjne. Wraz ze wzrostem liczby zdarzeń nieprzewidzianych, możliwość oparcia się na dokładnych wskaźnikach finansowych jest jeszcze ważniejsza niż do tej pory. Omówmy wskaźniki, które pomogą małym firmom obrać właściwy kurs w sztormowej pogodzie.

Należy pamiętać, że pomiar wyników finansowych jest sposobem na kierowanie firmą w przyszłości, a nie tylko narzędziem do oceny jej dotychczasowych wyników. Firmy często sprawdzają poziom wskaźników finansowych zbyt późno, podczas gdy regularna kontrola liczb pozwala na wprowadzenie korekt na przyszłość, aby móc radzić sobie z nieprzewidzianymi wydarzeniami, takimi jak kryzys gospodarczy.

Oprócz zmian cyklicznych, zdarzenia nieprzewidziane mogą wpływać na samą firmę, jej sektor lub rynek. Działania, jakie należy podejmować w związku z nimi, to aktualizacja strategii i planu biznesowego firmy.

Wskazówka: Na etapie zakładania firmy, opracowuje się biznes plan. Należy go aktualizować! Plan powinien zawierać przynajmniej następujące elementy:
 

• prognoza rachunku zysków i strat,
• wstępny bilans,
• miesięczna prognoza przepływów pieniężnych,
• tabela zawierająca szczegółowe informacje na temat finansowania,
• tabela zawierająca wyszczególnienie inwestycji,
• obliczenie zapotrzebowania na kapitał obrotowy,
• a także obliczenie progu rentowności.

Jest kilka wskaźników, które mogą w zasadniczy sposób przyczynić się do stwierdzenia, czy firma jest w stabilnej sytuacji. Obejmują zestaw mierników z zakresu rachunkowości, które zwykle zorganizowane są w postaci pewnego rodzaju pulpitu nawigacyjnego.

Pulpit ten nie jest przeznaczony wyłącznie dla księgowego firmy. Kierownictwo firmy powinno mieć do niego bieżący dostęp. Prezentowane na pulpicie nawigacyjnym wskaźniki to między innymi próg rentowności, marża zysku spółki, koszt własny sprzedaży, wskaźniki finansowe, zapotrzebowanie na kapitał obrotowy oraz przepływy pieniężne.

Wskaźniki te mogą być uzupełnione miernikami pieniężnymi, takimi jak średni termin odzyskania płatności od klientów lub realizacji płatności na rzecz dostawców:
 

• Wskaźnik cyklu regulowania należności (DSO) określa średni czas, w jakim firma uzyskuje płatności od momentu wystawienia faktury dla klienta do jej opłacenia. Wskaźnik ten jest przydatny do obliczania zapotrzebowania na kapitał obrotowy.
• Wskaźnik cyklu regulowania zobowiązań (DPO) określa średni czas, w jakim firma opłaca faktury wobec dostawców. Im niższa jest jego wartość, tym krócej firmie zajmuje uregulowanie swoich zobowiązań wobec dostawców – co stanowi dla nich komunikat, że spółka nie ma trudności finansowych.
  

Podczas gdy wskaźniki z zakresu rachunkowości można sprawdzać w cyklu tygodniowym, to wskaźniki pieniężne należy badać codziennie. Niezależnie od sytuacji, stworzenie opisanego panelu nawigacji pozwoli na bieżącą kontrolę wszystkich kluczowych wskaźników efektywności.

Wskazówka: Istnieje możliwość takiej konfiguracji oprogramowania księgowego, aby przekazywało ostrzeżenia w przypadku przekroczenia przez wskaźniki poziomu alarmowego. Nie należy bać się ustalenia wysokiej czułości, co pozwoli na uzyskanie ostrzeżenia, gdy tylko wydarzy się coś niezwykłego.

Stworzenie systemu monitorowania kluczowych wskaźników finansowych wiąże się z szeregiem korzyści. Oprócz tego, że pozwala szybko reagować na nieprzewidziane zdarzenia, umożliwia również opracowanie prognoz na przyszłość. Prowadząc szczegółową obserwację wyników finansowych firmy, zyskujemy jej dodatkowy obraz.

Jeśli na przykład celem jest pozyskanie nowego finansowania, łatwiej jest wyjaśnić wahania zysków w ujęciu rocznym, jeśli przez cały rok śledziło się wydarzenia mające wpływ na wartości księgowe.

Wskazówka: Dobra kontrola nad wskaźnikami finansowymi jest najlepszą drogą do podejmowania właściwych wyborów strategicznych. Potencjalni partnerzy finansowi docenią transparentność. Zdolność radzenia sobie z kryzysami i działania w zakresie cyklicznego ryzyka będą dla nich bardziej oczywiste, jeżeli będziemy w stanie przedstawić szczegółową analizę wskaźników finansowych.

Aby uzyskać więcej wskazówek i porad dotyczących monitorowania finansowego w firmie, pobierz nasz ebook: Bardziej efektywna analiza wyników finansowych firmy.