Six étapes pour réduire le délai de recouvrement des créances et améliorer la trésorerie

Qu'est le délai de recouvrement des créances et pourquoi est-il important ?

Le délai de recouvrement des créances est une mesure clé à suivre pour assurer la bonne santé de la trésorerie d'une entreprise. Le délai de recouvrement représente le nombre de jours nécessaires à une entreprise pour convertir ses créances en liquidités. Le flux de trésorerie étant l'élément vital de toute entreprise, plus l'entreprise obtient rapidement ces liquidités, plus son flux de trésorerie et sa situation financière sont susceptibles d'être solides.

Des années de taux d'intérêt bas et de crédit facile ont permis aux entreprises de perdre de vue la gestion des délai de recouvrement. Si l'entreprise peut facilement emprunter de l'argent à des taux d'intérêt bas, il n'y a pas lieu de s'inquiéter de l'augmentation du délai de recouvrement de quelques jours supplémentaires (ou plus).

Comment calculer le délai moyen de recouvrement

La formule du délai moyen de recouvrement des créances fonctionne comme suit, pour une période donnée :

Délai moyen de recouvrement des créances = (comptes débiteurs / ventes totales) * nombre de jours

Par exemple, disons que le mois dernier, l'entreprise Exemple a vendu pour 50 000 $ de marchandises, avec 35 000 $ de comptes débiteurs dans son bilan à la fin du mois. Son délai de recouvrement des créancess est de : (35 000 / 50 000) * 31 = 22,3 jours. 

Cela signifie qu'en moyenne, Example Enterprise a mis 22 jours pour encaisser le paiement d'une vente.

Délai de recouvrement vs délai de règlement

Le Délai de règlement est votre indicateur miroir : il vous permet de voir combien de jours il vous faut en moyenne pour payer vos factures.

Délai de règlement = (comptes fournisseurs / coût des marchandises vendues) * nombre de jours

Par exemple, imaginons qu'au cours de l'exercice 2020, l'entreprise Exemple a dépensé 280 000 $ de cout des ventes, avec 30 000 $ de comptes créditeurs dans son bilan à la fin de l'année. Son délai de recouvrement des créancess est de : (30 000 / 280 000) * 365 = 39,1 jours. Cela signifie qu'en moyenne, en 2020, Example Enterprise a mis 39 jours pour payer ses factures à ses créanciers (fournisseurs, vendeurs, etc.).

Données de référence sur le délai moyen de recouvrement des créances par pays et par secteur d'activité

Bien que les entreprises nord-américaines s'en sortent mieux que la plupart des pays européens et asiatiques, une étude de 2019 sur le délai de recouvrement des créancess menée par Allianz Trade a révélé qu'il faut encore 51 jours en moyenne aux entreprises américaines pour être payées, tandis que les entreprises canadiennes ont un délai de recouvrement moyen de 52 jours. En outre, il a fallu plus de 65 jours à 25 % des entreprises nord-américaines examinées pour recevoir un paiement.

L'étude a également montré la grande variabilité des délais de paiement d'un secteur à l'autre. Les secteurs de l'électronique, des machines et de la construction continuent de souffrir des délais de règlement les plus longs, avec respectivement 89 jours, 86 jours et 82 jours en moyenne annuelle, ce qui est bien supérieur à la moyenne mondiale de 65 jours.

Il n'est pas surprenant que l'enquête 2016 du Hackett Group sur les fonds de roulement ait révélé que 1 000 entreprises publiques incluses dans l'échantillon avaient un total de 316 milliards de dollars immobilisés dans des délai de recouvrement des créances.

Comment réduire le délai de recouvrement des comptes clients

La réduction du délai de recouvrement des créancess ne dépend pas uniquement des services financiers et comptables de votre entreprise. D'autres services de l'entreprise ont également un impact sur ce paramètre. Par conséquent, la réduction du délai de recouvrement des créances nécessite non seulement un effort ciblé de la part des responsables financiers, mais aussi la coopération de différents services de l'entreprise. Nous décrivons ci-dessous six étapes simples pour commencer à réduire le délai de recouvrement des créancess de votre entreprise. 

1. Recueillir des données sur l'état actuel du délai de recouvrement des créances

Tout effort de réduction du délai de recouvrement des créances doit commencer par la collecte de données sur l'état actuel du délai de recouvrement de l'entreprise et par la création d'une analyse comparative qui montre comment ce niveau de délai se compare à celui de ses pairs et de ses concurrents. Cette analyse fournit non seulement un point de départ pour l'effort, mais aussi une idée du ratio de délai moyen de recouvrement des créances que l'entreprise peut atteindre. Pour comparer la situation de votre entreprise à celle d'autres entreprises, l'étude Hackett fournit des données de base par secteur d'activité. Pour obtenir des données plus détaillées, il est possible d'envisager d'autres enquêtes sectorielles ou des études comparatives privées.

Les responsables comptables et financiers peuvent également utiliser ces données pour justifier la réduction des délai de recouvrement des crénces auprès de la direction générale et des différents services dont la coopération est nécessaire. En faisant de la réduction des délai une priorité stratégique, les dirigeants peuvent plus facilement justifier les ressources qu'ils consacrent au projet et incorporer des mesures d'amélioration des délai de recouvrement dans les objectifs de performance individuels et les incitations de ceux qui sont à l'origine de l'effort. 

Dans l'ensemble, les entreprises devraient se concentrer sur des réductions de délai de recouvrement des créances qui sont à la fois réalisables et durables en fonction des réalités de l'entreprise. Par exemple, les entreprises peuvent être en mesure de réduire le délai de recouvrement de, disons, 20 jours en resserrant considérablement les approbations de crédit des clients, mais cela ne vaudra pas grand-chose si l'acquisition et la fidélisation des clients en pâtissent.

2. Se concentrer sur le crédit client

Le délai de recouvrement des créances dépend souvent de la capacité de vos clients à payer leurs factures à temps. Par conséquent, tout effort visant à améliorer le délai de recouvrement doit porter sur le risque de crédit client. Une bonne première étape consiste à déterminer des paramètres appropriés pour les risques de crédit client acceptables. Une entreprise peut ensuite utiliser ces critères pour s'assurer que tous les nouveaux clients ne représentent pas un risque inacceptable de retard de paiement ou de non-paiement. Les entreprises peuvent également étendre ces critères aux clients existants, en commençant par ceux qui ont été lents à payer. 

La fonction commerciale d'une entreprise doit être impliquée dans ce regain d'attention pour le risque de crédit client. Les vendeurs ne veulent pas perdre une vente parce qu'un client a des problèmes de crédit. C'est pourquoi les entreprises peuvent être amenées à mettre en place des incitations et des sanctions spécifiques pour s'assurer que les vendeurs et les directeurs commerciaux respectent les exigences de l'entreprise en matière de crédit à la clientèle. Dans certains cas, les entreprises peuvent déployer stratégiquement des outils tels que l'assurance-crédit pour atténuer ces risques sans perdre un client par ailleurs intéressant.

3. Définir les conditions de paiement des clients

Les indicateurs de délai de recouvrement de créances sont fortement influencés par les conditions de paiement accordées par l'entreprise à ses clients. Ces conditions de paiement doivent soigneusement équilibrer les objectifs de délai de recouvrement de l'entreprise avec les pratiques courantes du secteur, ainsi qu'avec les besoins et les attentes des clients. Cela signifie qu'il faut déterminer dans quelles circonstances l'entreprise offrira des incitations aux clients pour un paiement plus rapide ou exigera des dépôts ou des paiements anticipés, en s'appuyant sur un processus d'approbation clair lors de la prise de ces décisions.

Les factures doivent indiquer clairement et visiblement les conditions de paiement afin de réduire les risques de confusion quant au moment où le paiement est attendu. L'entreprise doit également communiquer régulièrement avec ses clients sur les factures impayées et sur la manière dont elle peut faciliter leur paiement. Par exemple, certains clients peuvent passer aux paiements électroniques ou préférer que leurs employés utilisent des cartes de paiement pour certains achats.

4. Examiner les processus de facturation

Des processus comptables lents ou inefficaces peuvent également augmenter le délai de recouvrement des créances. Par conséquent, pour améliorer le délai, il faut souvent s'assurer que les factures sont envoyées à temps, qu'elles contiennent toutes les informations nécessaires et qu'elles sont exemptes d'erreurs. Un examen approfondi du processus de facturation, y compris une vérification ponctuelle des factures, peut permettre de découvrir des erreurs susceptibles de retarder le paiement. Des frais erronés, des factures qui ne reflètent pas les remises convenues ou une mauvaise adresse postale ne sont que quelques exemples d'erreurs courantes qui peuvent retarder les paiements. 

Les entreprises doivent également revoir et mettre à jour régulièrement les politiques relatives au moment de l'envoi des factures et s'assurer que ces politiques sont respectées. Envisagez d'envoyer les factures à la signature du contrat, à la livraison ou à un autre moment important. Les entreprises doivent également contrôler les processus de facturation afin d'identifier les retards ou les erreurs.

5. Gérer soigneusement les comptes clients

Une fois les factures envoyées, l'entreprise doit disposer d'un plan de suivi des soldes impayés et rappeler aux clients qu'ils n'ont pas réglé leurs factures. Cette communication doit être axée sur l'identification des problèmes qui empêchent le client de payer la facture. Dans certains cas, un client par ailleurs solide peut avoir des problèmes de trésorerie et il peut être opportun de lui proposer un arrangement spécial ou un plan de paiement.

Si le non-paiement persiste, l'entreprise doit disposer d'une politique et d'un processus clairs pour gérer ces situations et les litiges qui en découlent, y compris des lignes directrices sur le moment et la manière d'escalader la situation, le cas échéant. Par exemple, ces lignes directrices peuvent indiquer quand confier les factures impayées à une agence de recouvrement.

6. Maintenir l'élan

Les entreprises doivent s'engager à réduire le délai de recouvrement des créances et à maintenir cet effort sur le long terme. La réduction des délai de recouvrement nécessite souvent des changements dans les habitudes autant que dans les processus et procédures administratifs. Par conséquent, les entreprises devront s'assurer que ces changements sont durables et que les gens ne reviennent pas à leurs anciennes habitudes. En procédant à des révisions et à des discussions régulières sur les mesures visant le délai de recouvrement, les entreprises peuvent maintenir l'attention sur ces efforts et renforcer leur importance pour l'entreprise.

La réduction du délai de recouvrement des créances nécessite souvent des changements dans les habitudes autant que dans les processus et les procédures administratives. Par conséquent, les entreprises devront s'assurer que ces changements sont durables et que les employés ne reviennent pas à leurs anciennes habitudes.