La gestion du poste client est le processus administratif et financier qui vous permet d’assurer la bonne réception de vos paiements en temps et en heure. Entre autre, cela contribue à un fonds de roulement sain. Analyser et suivez de prêt le comportement de payement de vos clients. Quelques conseils pratiques.
Moins vous avez besoin de fonds de roulement, mieux c’est pour la santé de votre entreprise. Quelles sont les pierres angulaires? Découvrez-les dans notre livre blanc.
1. Analysez le comportement de paiement de vos clients
Évaluez la solvabilité de vos clients. Certes, il est primordial pour votre entreprise de mettre l’accent sur la croissance, mais elle doit également pouvoir se développer en toute sécurité. De nouveaux clients (internationaux) peuvent représenter un risque de default de paiement. A quelle fréquence monitorez-vous l’état financier de vos clients? Disposez-vous d’une bonne vue sur leur solvabilité ?
Imaginons un cas de figure ou votre entreprise génère un chiffre d’affaires annuel de 1,2 million d’euros, avec une marge de 5 %. Quel est l’impact que pourrait avoir une facture impayée de 12 000 euros, soit à peine 1 % du chiffre d’affaires dans ces conditions?
Pour compenser cette perte, vous devez trouver 240 000 euros de chiffre d’affaires supplémentaire. En d’autres termes, cette perte effacerait plus de deux mois de travail acharné... Et cette seule facture réduit votre marge d’un point de pourcentage complet, pour la ramener à 4%.
Les défauts de payement peuvent impacter lourdement votre entreprise et son bon fonctionnement. Quelques créances irrécouvrables suffisent à réduire à néant votre marge bénéficiaire et à vous laisser une marge insuffisante pour couvrir aussi bien vos coûts fixes que les salaires à payer.
2. Choisissez un assureur-crédit comme partenaire
Un suivi régulier de la santé financière et habitudes de paiement de vos clients, ainsi qu’une couverture des risques par un partenaire fiable, ne sont pas un luxe superflu. Euler Hermes est un assureur-crédit renommé.
Il suffit souvent que votre client sache qu’un assureur-crédit défend vos intérêts pour qu’il honore ses créances et effectue ses paiements en temps et en heure. Votre client est, en effet, bien conscient qu’un comportement de paiement inadéquat le discrédite, ce qui compromet le développement de ses activités.
3. Ne faites pas de factures globales
Envoyez régulièrement des factures partielles pour vos projets à long terme. Assurez-vous d’envoyer la facture immédiatement après la livraison des biens ou des services, de telle sorte que le délai de paiement convenu prenne cours immédiatement. Vous évitez ainsi des surprises à votre client et vous identifiez plus tôt d’éventuels problèmes de paiement.
4. Assurez le suivi des factures impayées
Simple oubli ? Signe d’une dégradation de la santé financière du client ? Montant contesté ? Insatisfaction quant aux services ou aux produits livrés ? Les retards ou les impayés peuvent avoir bien des causes. En réagissant rapidement et en contactant le client à temps, vous assurez le suivi optimal des factures impayées, tout en soignant la relation commerciale. De nombreux outils numériques pratiques vous aident à mettre en place une gestion bien rodée de la clientèle.
5. Soyez claire et transparent
Présentez des factures claires et demandez l’approbation explicite des conditions générales. Définissez clairement les conditions de paiement et de crédit, le délai de paiement et le délai de contestation. Indiquez clairement le montant des intérêts de retard.
6. Externalisez la gestion de vos clients
Une entreprise qui vise la croissance doit se concentrer sur son cœur de métier. Si la gestion de la clientèle prend trop de votre temps et énergie, envisagez de l’externaliser. L’affacturage (factoring) est une possibilité : dans ce cas, vous transférez les créances à un établissement spécialisé (factor) sur la base d’un contrat entre les deux parties. Ainsi vous mobilisez de manière optimale la trésorerie absorbée par les créances clients.
Gardez votre fonds de roulement sous contrôle
Une gestion intelligente du poste client n'est qu'un moyen de maintenir votre fonds de roulement en bonne santé. Une gestion efficace des fournisseurs, une une gestion efficiente des stocks et une une gestion intelligente du crédit permettent également de maîtriser vos besoins en fonds de roulement (lire : le maintenir le plus bas possible).
Téléchargez le livre blanc sur le fonds de roulement et apprenez-en plus sur le sujet.
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